Le siège social est fixé dans les statuts au moment de la constitution de la société. Toutefois, compte tenu de l’évolution de la situation de l’entreprise, il peut être modifié au fil du temps. Le déplacement du siège social d’une entreprise est considéré comme une modification des statuts et nécessite le respect de plusieurs exigences légales. Cet article vous aidera à comprendre toutes les formalités à accomplir pour déplacer le siège social de votre entreprise.
Pourquoi réaliser un transfert de siège social ?
Le siège social est l’adresse officielle de l’entreprise, qui comprend le domicile de l’administration. Toute entreprise doit avoir un siège social, ainsi qu’un objet social et une dénomination sociale. Il s’agit du lieu de gestion de l’entreprise, mais il peut être différent du lieu d’activité de l’entreprise.
Les raisons d’un transfert du siège social sont multiples : occuper des locaux plus vastes, s’installer à l’étranger, réaliser des économies d’impôts ou combiner la gestion avec les activités. Il peut également être causé par l’expiration d’un contrat de location.
Prise de décision relative à la transmission du siège social
Le transfert du siège social d’une société est considéré comme une modification des statuts car il a été effectué par les organes de la société. Voici les règles à suivre pour prendre cette décision. Les statuts déterminent que le siège social peut être transféré par une décision prise par l’organe chargé de sa gestion. Une assemblée générale doit donc être organisée pour prendre cette décision. Pour ce faire, l’organe compétent doit être précisé dans la législation.
Dans les entreprises commerciales, les actionnaires convoquent fréquemment une assemblée générale extraordinaire pour prendre une décision. Les associés doivent convoquer une assemblée générale extraordinaire et la décision doit être adoptée par tous. La majorité des investisseurs qui représentent deux tiers des actions peuvent voter sur ces questions. Si le siège social doit être transféré à l’étranger, il faut changer à la fois la nationalité de la société et l’accord de ses partenaires.
Les délibérations de cette assemblée générale des actionnaires sur la question du changement de siège social seront consignées dans un procès-verbal. Ce dernier doit être créé pour formaliser la décision de déplacer le siège social de la société de son emplacement actuel à sa nouvelle adresse.
La mise à jour de tous les statuts
Suite au transfert du siège social, les statuts doivent être mis à jour. Ils doivent être modifiés pour inclure la nouvelle adresse du siège social après une décision de modification. Pour ce faire, les statuts d’une société doivent être mis à jour.
Enfin, le Centre de Formalité des Entreprises exige le dépôt d’un dossier de modification des statuts. Il doit comprendre, entre autres, une copie du procès-verbal de la dernière assemblée générale, ainsi qu’une liste définitive de chaque ancien siège social et un nom pour la profession du nouveau siège social.
La publication des avis modifiés
Les statuts de la société doivent être modifiés et le siège social déplacé dans un journal d’annonces légales. Après avoir reçu le projet de modification, la société doit le publier, en indiquant l’ancienne et la nouvelle adresse du siège social. Si aucune modification n’est effectuée par le tribunal de commerce compétent, il suffit de publier le changement dans un journal d’annonces légales.
La déclaration des modifications
Une déclaration de modification d’une personne morale est nécessaire pour demander une modification du registre du commerce et des sociétés concernant le transfert du siège social de la société.
Sur cette déclaration, certains détails doivent être inclus : le type de changement, sa date, et la nouvelle adresse du siège social ainsi que des informations sur l’entreprise, notamment son numéro d’identification, sa dénomination sociale et sa forme juridique. Cette déclaration sera signée par le représentant légal de l’entreprise ou par une personne désignée pour le faire après avoir été remplie.