Vous avez oublié une pièce jointe ? Vous avez mis la mauvaise personne sur votre liste ? Vous voulez revenir en arrière et récupérer un courriel qui a été envoyé trop tôt ? Il est possible d’annuler rapidement la livraison d’un message en utilisant certains services de messagerie. En outre, Gmail (via les paramètres) et Inbox by Gmail nous permettent d’annuler un courriel en quelques secondes. Si vous utilisez Outlook, c’est un peu plus long, mais quelques minutes suffisent pour envoyer un e-mail. Si votre interlocuteur utilise également Exchange, alors ce n’est pas faisable par défaut.
Annuler l’envoi d’un mail Outlook (Microsoft Exchange uniquement)
En interne, il est possible d’annuler un e-mail qui a été envoyé trop tôt. Par ailleurs, si le destinataire dispose de Microsoft Exchange comme service de messagerie, cela peut être une option pour lui. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’estimer quoi que ce soit.
Une fois que vous avez envoyé votre courriel, vous pouvez le récupérer en allant dans Messages envoyés. Dans la rubrique, cliquez sur « Actions« , puis sur « Rappeler ce message ». Ensuite, choisissez l’option qui vous convient le mieux et cliquez sur OK. Si votre destinataire n’a pas ouvert votre e-mail, il sera automatiquement supprimé de sa boîte de réception grâce à une commande Outlook.
La création d’un règle afin de retarder la livraison de tous les e-mails
Pour qu’Outlook (interne ou Exchange) se souvienne d’un e-mail que vous avez envoyé, vous devez d’abord demander à Outlook de ne plus envoyer tous les e-mails :
- Sélectionnez Fichier dans l’option déroulante.
- Pour plus d’informations, cliquez sur « Gérer les règles et alertes » puis « Nouvelle règle…. ».
- Sélectionnez l’option « Appliquer la règle aux communications que j’envoie« .
- Sur l’écran suivant, ne cliquez sur rien. Cliquez simplement sur « Continuer » pour poursuivre.
- Sur l’écran suivant, recherchez « différer la perte d’un certain nombre de minutes« .
- Cliquez sur « un certain nombre de minutes » en bas de l’écran (étape 2).
- Vous pouvez choisir de faire livrer votre commande en une, deux, trois ou même quatre minutes.
- Une fois que vous avez cliqué sur « Fin » (ou « Suivant » s’il y a des exceptions), vous avez terminé.
La première étape est terminée : Tous vos e-mails seront désormais retardés du nombre de minutes que vous avez indiqué.
Sur Outlook, il est possible d’annuler l’envoi d’un courriel
Une fois qu’Outlook est configuré de cette façon, vous pouvez annuler la livraison d’un courriel. Tous les e-mails à envoyer passeront désormais par la boîte d’envoi d’Outlook pendant quelques minutes avant d’être envoyés et placés dans les éléments envoyés. Pour annuler la livraison d’un e-mail qui se trouve maintenant dans la « Boîte d’envoi », il vous suffit :
Pour annuler un e-mail, il suffit d’ouvrir l’e-mail que vous souhaitez annuler et de cliquer sur le bouton « annuler » en bas de l’e-mail. Si l’envoi de votre e-mail est programmé, vous verrez une icône en forme d’enveloppe (comme sur la capture d’écran ci-dessous). Si votre e-mail a été annulé et renvoyé en mode « brouillon« , vous verrez une icône en forme de feuille de papier et de crayon (voir ci-dessous).
Vous pouvez alors ajouter la pièce manquante, corriger cette vilaine erreur grammaticale ou modifier les expéditeurs avant d’envoyer votre lettre par voie électronique.
Ce mécanisme ne fonctionne qu’avec le logiciel Microsoft Outlook, ce qu’il est important de noter. Ce paramètre dans Outlook vous empêche d’annuler un courrier électronique envoyé à l’aide de l’application mobile d’Outlook ou de la version en ligne du service de messagerie.